• ๐—˜๐˜…๐—ฝ๐—ฒ๐—ฟ๐˜ ๐—ถ๐—ป ๐˜๐—ฟ๐—ฎ๐—ถ๐—ป๐—ฒ๐—ป ๐—ฝ๐—ฟ๐—ฎ๐—ธ๐˜๐—ถ๐—ท๐—ธ๐—น๐—ฒ๐—ถ๐—ฑ๐—ฒ๐—ฟ๐˜€
  • ๐—ฃ๐—ฟ๐—ฎ๐—ธ๐˜๐—ถ๐—ท๐—ธ๐˜๐—ฟ๐—ฎ๐—ท๐—ฒ๐—ฐ๐˜ ๐˜ƒ๐—ผ๐—ผ๐—ฟ ๐—ฝ๐—ฟ๐—ฎ๐—ธ๐˜๐—ถ๐—ท๐—ธ๐—ต๐—ผ๐˜‚๐—ฑ๐—ฒ๐—ฟ๐˜€
  • ๐—”๐—บ๐—ฏ๐—ถ๐˜๐—ถ๐—ฒ- ๐—ฒ๐—ป ๐—ด๐—ฟ๐—ผ๐—ฒ๐—ถ๐˜€๐—ฐ๐—ฎ๐—ป
  • ๐—š๐—ฟ๐—ฎ๐˜๐—ถ๐˜€ ๐—น๐—ฒ๐˜ƒ๐—ฒ๐—น ๐—พ๐˜‚๐—ถ๐—ฐ๐—ธ๐˜€๐—ฐ๐—ฎ๐—ป
  • ๐— ๐—ฒ๐—บ๐—ฏ๐—ฒ๐—ฟ๐˜€๐—ต๐—ถ๐—ฝ ๐˜ƒ๐—ผ๐—ผ๐—ฟ ๐—ฝ๐—ฟ๐—ฎ๐—ธ๐˜๐—ถ๐—ท๐—ธ๐—บ๐—ฎ๐—ป๐—ฎ๐—ด๐—ฒ๐—ฟ๐˜€
Home » Zondagavondblogs » Mailbox ontploft? Schoon hem niet alleen op, start een logisch reply systeem

Mailbox ontploft? Schoon hem niet alleen op, start een logisch reply systeem

Gepubliceerd op 3 oktober 2021 om 16:53

Ik heb een telefonische afspraak met Anouk*. Haar balie loopt niet helemaal lekker, niet omdat er geen inzet is of haar balie assistente niet goed is, het is gewoon te druk. De telefoon rinkelt maar door en die mailtjes.. daar komt ze niet aan toe. Maar zo loopt Anouk wel geld mis. Alle mailtjes worden geprioriteerd met vlaggetjes maar als er geen opvolging komt, hebben die vlaggetjes geen zin. Nu had ze daardoor een belangrijke mail over een betaling over het hoofd gezien en moest ze dát probleem weer tackelen.  "Ik blijf zo achter de feiten aanhobbelen voor mijn gevoel." Anouk vervolgt: "ik wil graag dat jij, Ruth onze balie assistentes leert hoe ze die mailbox moeten beheren maar ook dat je op afstand ons wekelijks hiermee helpt de komende tijd.' Een duidelijke hulpvraag dus deze keer. 

Ik weet dat heel veel praktijken hun mailbox standaard vol hebben staan. Terwijl de maatstaf moet zijn: leeg. Het overzicht raak je met een volle in-box totaal kwijt waardoor wéér ad hoc snel zeer urgente mailtjes nog even afgehandeld worden. Maar in feite loop je als er geen structuur is in je mailbox altijd achter de feiten aan. Vanuit mijn Schoevers achtergrond is het voor mij zo logisch dat mailboxen altijd leeg zijn aan het einde van de werkdag. Dat alles netjes in mapjes komt en er reminders ingebouwd zijn voor degene die de e-mail moet behandelen. Maar dat dit niet logisch is voor veel mensen is me steeds meer duidelijk. Mijn podcast deze week heb ik dan ook aan dit onderwerp gespendeerd. Want e-mail contact is nét zo belangrijk als telefonisch contact. Het is tijd dat je als praktijkhouder afspraken maakt over reactie tijd, de toon waarop moet ook passen bij je praktijk. Je laat iemand toch ook niet een paar dagen in de wacht staan aan de telefoon? Wees zuinig op je netwerk, laat waardering zien voor hun vragen en beantwoord ze.

Je inbox is geen spambox, gebruik hem dan ook niet zo

Patiënten sturen steeds vaker een mailtje of chatbericht. Logisch, sommige vragen hoeven niet per direct beantwoord worden en ze hebben zelf ook volle agenda's en geen zin in een wachtrij te komen. Een mailtje is zo gestuurd. Dat de patiënt vindt dat het niet direct beantwoord hoeft te worden, betekent nog niet dat de vraag niet uit staat. In principe moet je altijd binnen 24u een antwoord sturen. 

Bij complexe vragen kan het antwoord bijvoorbeeld ook zijn:"ik ben ermee bezig en de tandarts komt er deze week bij u op terug". Maar niets laten horen.. nee.. dat moet je echt niet meer willen. 

De behandelde e-mail bewaar je altijd in de patiënten kaart. Zo heb je alle correspondetie bij elkaar betreffende die patiënt.  "Ik heb u een mail gestuurd" hup; kaart openen en:"ik zie het, ja dat klopt". Praat een stuk makkelijker dan opzoek gaan in die overvolle mailbox. Natuurlijk plak je niet een hele lange correspondentie in de kaart maar wel het eerste en laatste mailtje.  De balie assistente moet leren dit te doen.

 

Maar overvol? Wist je dat een mailbox aan het einde van de werkdag leeg moet zijn? Hoe dan? Plan een afspraak in met me en ik kan je mailbox opschonen. Dit kost me meestal 1 dagdeel en scheelt jou ontzettend  veel tijd. Natuurlijk kan ik ook je balie assistente instrueren en helpen het zelf daarna goed bij te houden. (Duurt 2 uurtjes) én gedoseerd aandacht te schenken aan de mailtjes. Want dat contact moment is net zo belangrijk als de telefoon.  Super dat Anouk zelf aan de bel trekt en mijn hulp inschakeld. 'Een goede praktijkleider durft ook hulp te vragen' las ik ergens deze week. Zo is dat!

Luister naar de podcast en laat je inspireren je mailbox eindelijk eens op te schonen en luister vooral hoe je een reply systeem zelf aan kan brengen op jouw praktijk

*De werkelijke naam van de praktijk houder is geanonimiseerd.


Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.