• 𝗘𝘅𝗽𝗲𝗿𝘁 𝗶𝗻 𝘁𝗿𝗮𝗶𝗻𝗲𝗻 𝗽𝗿𝗮𝗸𝘁𝗶𝗷𝗸𝗹𝗲𝗶𝗱𝗲𝗿𝘀
  • 𝗣𝗿𝗮𝗸𝘁𝗶𝗷𝗸𝘁𝗿𝗮𝗷𝗲𝗰𝘁 𝘃𝗼𝗼𝗿 𝗽𝗿𝗮𝗸𝘁𝗶𝗷𝗸𝗵𝗼𝘂𝗱𝗲𝗿𝘀
  • 𝗔𝗺𝗯𝗶𝘁𝗶𝗲- 𝗲𝗻 𝗴𝗿𝗼𝗲𝗶𝘀𝗰𝗮𝗻
  • 𝗚𝗿𝗮𝘁𝗶𝘀 𝗹𝗲𝘃𝗲𝗹 𝗾𝘂𝗶𝗰𝗸𝘀𝗰𝗮𝗻
  • 𝗠𝗲𝗺𝗯𝗲𝗿𝘀𝗵𝗶𝗽 𝘃𝗼𝗼𝗿 𝗽𝗿𝗮𝗸𝘁𝗶𝗷𝗸𝗺𝗮𝗻𝗮𝗴𝗲𝗿𝘀
Home » Zondagavondblogs » Als de praktijk manager gaat micromanagen

Als de praktijk manager gaat micromanagen

Gepubliceerd op 30 januari 2022 om 18:54

Als dagprogramma vol krijgen prio wordt hoe geef je nog goed leiding dan? Dat is best lastig. Maar het kan wel

Tirsa heeft me uitgenodigd elke vier maanden dit overleg tussen haar en de praktijk manager te leiden. Niet alleen het algehele praktijk management komt aan bod (6 focuspunten) maar ook de onderlinge communicatie en een paar praktische punten gaan we doorlopen: flow, planning, personeelsbezetting. "Hoe gaat het met jullie? Wat gaat goed? Wat kan beter?" Ik zie twee vermoeide gezichten voor me. Het continue aanpassen van de dagprogramma's en roosters door quarantaines van patiënten maar ook van medewerkers die niet mogen komen werken zonder enig ziekteverschijnselen, trekt duidelijk een wissel naar 2 jaar lockdowns, legere agenda's. Patiënten stellen controles uit en aantal pijnklachten gaan omhoog, vaker wordt een endo  ingepland dan in 2020. Echt opvallend hoe ver dit doorwerkt allemaal in een mondzorg praktijk. Én pijnlijk. 

Ze heet me van warm welkom en wijst naar mijn flipover "Je hebt je weer goed voorbereid Ruth, wat fijn maar zelf heb ik weinig tijd gehad,' dat geeft niet voor het gesprek. Ik ben er natuurlijk ook omdat de eigenaar dan minder hoeft te doen. Maar ik zie dat ze het vervelend vindt. Ik vraag erop door:"Wat had je graag gedaan als je weĺ tijd had gehad Tirsa?" "Ik wilde de lijst afwerken met je hoever we staan t.o.v. van visitatie die we Q4 ongeveer willen.  Maar ik kom er niet aan toe.' Dat is logisch. En dat had ik zeker verwacht dus heb ik het wel voorbereid, het staat op de flip over: achter het beginvel met agenda punten gaat een een groot vel met opsomming van 6 kernpunten voor praktijk management met de sub aandachtspunten verborgen. Daarachter heb ik aangegeven hoe ver ze ermee waren met het vorige overleg in oktober 21. Ik vermoed dat veel "actiepunten" nog openstaan. Maar ook dat kan gebeuren. Het is soms echt zo dat andere dingen je prioriteit worden, lege agenda's betekent over een jaar meer druk op je personeel, betekent nu minder omzet en laten we wel zijn de boel moet wel draaiende blijven. Onderhoudscontracten moeten ook gewoon betaald blijven, de huur of hypotheek ook en dan heb ik t nog niet eens over de kosten van een lege behandelkamer per dag. De praktijk eigenaren en managers staan onder enorme spanning. Het zou niet fair zijn naar jezelf als je je verwachtingspatroon niet naar beneden bijstelt voor dit kwartaal in haar geval. Tirsa heeft al 2 mondhygiënisten door recruiters weggekaapt zien worden en heeft 1 assistente die langdurig thuiszit met rugklachten en vermoedelijk burn out. Marieke (pm) zegt dat ze soms dagen heeft dat ze bijna de helft van haar tijd balie werkzaamheden doet. Simpelweg om de agenda toch gevuld te krijgen.  De lol is er een beetje af. Ik zie het en benoem het. 

'Naast dus ruimte geven om Tirsa en Marieke ook te laten ventileren en delen is het dus belangrijk over de werkprocessen goede tips te geven om ze te versnellen of te verbeteren' realiseer ik me. Als jullie een werkproces niet lekker vinden lopen gaan we er ook dieper op in. Zo zullen we verbeteren en vooruitkijken door te reflecteren." Ik sla het tweede vel met agenda punten achterover en de lijst met 6 focuspunten voor praktijk management komt dus naar voren. Op het vel daarachter staan de subdoelen. 

 

 

Als een eigenaar en praktijk manager niet op 1 lijn komen gaat het schuren.

In het voorbereidende gesprek met de eigenaar werd al benoemd dat Marieke de laatste tijd best vaak vanuit weerstand reageert. Tirsa mag haar graag en ziet dat Marieke altijd hart voor de praktijk heeft maar voelt zich soms ook geïrriteerd dat Marieke zo weinig open staat voor tips. Ondanks alle vervelende toestanden door de maatregelen van de regering is de praktijk van Tirsa nog steeds gezond. De jaaromzet van 2021 os haar zelfs meegevallen gezien de feiten en ze is een goede leidinggevende. Ze richt zich enorm op dagelijks verbeteren, is totaal geen micromanager en ik vind haar communicatief sterk. Toen ik hoorde dat Marieke vaak vanuit weerstand reageerde leek het me wel belangrijk samen te onderzoeken waar die weerstand vandaan komt. 

 

Marieke is een goede praktijkmanager en kan goed technisch het personeel aansturen en ondersteunen maar soms als ze heel druk is kan ze zich overvraagd voelen en snauwerig reageren. Ik vraag het Marieke zelf of ze weet hoe we dat kunnen voor zijn. Nu stelt Tirsa het soms uit haar iets te vragen uit angst voor de reactie, en dat moeten we niet willen. Marieke zegt dat ze soms het gevoel heeft dat Tirsa niet door heeft hoe hard ze werkt. Dat ze altijd voor de praktijk het beste wil maar ook thuis spanningen heeft en lastig het los kan laten op het werk.

 

Marieke vult aan:"Ja en ik heb heel vaak het gevoel dat Tirsa niet ziet wat ik allemaal doe voor de praktijk. Niet vervelend bedoelt hoor Tirsa," ze kijkt haar even aan,"Maar dan denk ik, ik werk zo hard en dan is t nog niet goed genoeg of zo."

 

Het is dus belangrijk dat we daar wel een weg in vinden voor Marieke. Want Tirsa moet wel vrij zijn om kritiek te kunnen geven of tips. 'Tirsa zegt heel vaak overleggen af. Ik heb drie keer een overleg gepland en dan gaat t op het laatste moment niet door. Of ineens App je me (ze richt zich tot Tirsa) dat je niet kan vandaag. En dan denk ik 'Ze vind het niet belangrijk meer, en raak ik geïrriteerd als je dan de volgende dag vraagt hoe het met de Miele nu gaat terwijl als je de tijd had genomen om wél even te overleggen ik je had kunnen zeggen over dat t probleem verholpen is voor nu, maar wel onderhoud is gepland over 2 weken." 

 

Helaas Tirsa gaat in op het onderwerp en een kleine discussie ontstaat over hoe lang t kan wachten tot monteur komt. Ze gaan er lang over door maar ik beslis voor mezelf te observeren. Wat ik nu zie is denk ik iets dat de laatste tijd vaker tussen hen gebeurt. Ze praten langs elkaar heen en hebben nauwelijks door dat ze samen dezelfde oplossing willen. Marieke heeft bevestiging en meer complimenten nodig. Tirsa heeft meer ruimte nodig om kort te kunnen fine tunen.

 

Marieke wordt dan vaak te breedsprakig en wil vaak het hele proces beschrijven ("eerst belde Johanna de monteur, die zei heeft toen met monteur aan telefoon hem weer aan de praat gekregen. Daarna gebeurde het weer en belde ik." Etc. Terwijl Tirsa niet het proces hóeft te horen maar de uitkomst en dan denkt "laat maar even ik ben te druk". Het is dus mijn taak nu om helderheid te creëren en inzicht om vanuit daar werr beter samen te gaan werken. Marieke moet weer open gaan staan om leiding te ontvangen om zelf beter leiding te kunnen geven.  Want het is een goed duo deze twee alleen moeten ze even weer op 1 lijn komen. 

Als je zo opgeslokt wordt door kleine dingen die je aandacht vragen verlies je visie en kun je hoofd- en bijzaak niet goed meer scheiden.

Als een praktijk eigenaar en -manager samen zo langdurig praten over een "klein dingetje" weet ik dat visie en een helicopterview lastig wordt voor de praktijk.  Het is niet constructief om zulke micro gesprekken met elkaar te voeren. Een pm moet gewoon t even uitzoeken en dan terugkoppelen. Ze moet een zelfstandigheid houden in beslissingen en niet alles willen terugkoppelen en tegelijkertijd geen directie willen.  De tijd samen gebruiken om bediscussiëren hoe om gaan met lastige zaken zoals; hoe tuigen we incident management op, welke incidenten leggen we vast welke niet, hoe verbeteren we samen de communicatie naar de praktijk én  de patiënten.  Praat daar liever over dan over een of een monteur een week eerder of later komt. Geef als eigenaar de verantwoording aan de praktijk manager meer beslissingen te nemen. Daar wordt ze voor betaalt en houd kortere briefings waarin je tak-tak-tak samen acties aftikt moeten ingepland worden. Dan is de kans op afzeggen of verplaatsen overleg veel kleiner. Marieke moet meer zelfstandig taken uit gaan voeren en meer delegeren.  En nog beter worden in incident management. Op een praktijk met een goede incident management is minder ruis, minder motormanagement en minder gedoe over kleine punten. De aandacht gaat naar dagelijks verbeteren. De focus gaat naar eigen werk. Het is helemaal niet erg dat ze even die flow kwijt zijn, maar het is wel vervelend.

 

Samen maken we nieuwe werkbare afspraken. Niet vanuit een ideaal maar vanuit realiteit. Ik zie beiden tijdens het overleg steeds meer ontspannen. Ze lachen samen en ik ben blij dat we dit overleg nu hebben. Onderhuidse irritaties kunnen enorme grote scheuren in een team veroorzaken als je niet constructief daar samen mee omgaat. Tirsa geeft aan er wederom veel aan mijn inbreng te hebben gehad en midden mei spreken we elkaar weer op de praktijk in Utrecht.

 

Marieke krijgt in tussen tijd 3 coaching/mentoring gesprekken, dat wilde ze graag. Om te ontluchten maar ook om vragen te kunnen stellen. Praktisch. Als ik bijna de deur uit ben schiet Marieke me nog even aan:"Ruth, ik ben bezig met de RI&E, Waar vind ik..."

Door incident management op te tuigen houd je detail gesprekken uit de overview. Zo houd je leidinggevende focus 


Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.