Het assistente tekort kan niet betekenen dat je bang bent dat er een weg gaat. Dan kun je niet leidinggeven. Angst is geen goede raadgever

Eergisteren had ik een sessie met Arnoud, hij is regiomanager en het loopt allemaal zn gangetje wel. Maar toch vraagt 1 praktijk steeds zijn extra aandacht, dusdanig dat het hem een beetje leegzuigt. Als hij weer een app Iet komen voelt hij onbewust al een zucht opkomen.

Hij zit voor me: "Ruth, er is altijd wat. Er is een assistente die gewoon wat sloom is. Ik weet dat hij het heeft over Ellemijn. Ze werkt sinds een jaar voor de keten en is al van een hele drukke praktijk naar deze, kleine 3 kamer praktijk overgegaan. Maar ze heeft het niet echt in de vingers.  Ziet werk niet. Gaat gerust op haar telefoon zitten terwijl de miele nog ingeruimd moet worden etc. De andere assistentes ergeren zich er aan. Behoorlijk. En Ellemijn wordt flink beroddeld. Eigenlijk kan ze bijna niets meer goed doen.

In een functioneringsgesprek kwam naar voren dat ze gewend was aan een omloop assistente en het "nog niet in haar systeem zat" Arnoud heeft haar op het hart gedrukt toch met de flow van de praktijk mee te werken. En ze doet sindsdien veel meer haar best. Toch vergeet ze het nog wel eens.

Arnoud vindt het lastig haar iets harder aan te pakken uit angst dat ze weggaat. Want recruiters liggen altijd op de loer. Dat is niet onlogisch, en dit hoor ik vaker. Maar het kan niet zo zijn dat het gaat rommelen in je team omdat jij bang bent de lat wat hoger te leggen. Dan dwaal je al snel van protocolair werken af.

Ik kwam eens op een praktijk waar de trays slordig opgestapeld lagen in de omloop, terwijl de assistentes op hun telefoon in de keuken zaten "Komt goed hoor, doen we straks wel" was de nonchalante reactie. Dat kan echt niet. Een arbeidsethos hoog houden met je als leidinggevende willen. En dat kan alleen als je het team daarin zelf meekrijgt. Anders wordt je een soort "oom agent" die checkt of alles wel uitgevoerd is. Nee. Zorg dat het team zélf de lat hoog wil leggen! 

Maar het team is het gedrag van Ellemijn zat. En gaat haar langzaamaan uitsluiten, vragen haar niet mee als ze in de pauze even naar een bakkertje om de hoek gaan, vragen nooit hoe het met haar gaat en langzaam maar zeker ontstaan er praatjes. Arnoud heeft Ellemijn gevraagd of het waar is dat ze niet graag voor de keten werkt. Want dat gaat nu rond. Ellemijn heeft juist gezegd dat niet zíj maar 2 andere meiden zeggen dat ze liever voor een andere keten werken. Arnoud heeft dit teruggekoppeld.

De meiden ontkennen hoog en laag, dit heeft hij weer besproken met Ellemijn. Het lijkt hem het verstandigst dat, om rust terug te brengen, er even minder gecommuniceerd wordt en er meer gefocust wordt op werk. Hij heeft in een nieuwsbrief een diagrammetje gezet met zoiets van: geen klagen maar complimenteren, niet over verleden maar over toekomst, niet tegen elkaar maar met elkaar. Het geroddel is geen goed teken. Arnoud weet dat hij hier wel wat mee moet.

Houd een lange termijndoel voor ogen als je gesprekken in gaat plannen.

Ik vraag hem wat hij met name wil bereiken? Arnoud zegt: "gewoon dat ze net als in Utrecht,  fijner met elkaar te werken." Hij haalt zn schouders onbewjst wat op. Pfff ... al dat gezeur daar is hij echt wel een beetje zat.

Hij voelt zelf ook dat positief te staan in samenwerking ookal is de een wat sneller of beter in het werk dan de ander makkelijker gezegd is dan gedaan. Hij vond zelf de voorbeelden enorm inspirerend die hij uit een management boek had gehaald en hoopte dat zijn team ook een aha-erlebnis erbij had. Maar, je raadt het al... het tegendeel was gebeurd. "Ruth, ik weet ook verder even niet wat ik moet doen. En ben zo blij dat we weer even samenzitten, dat mag je best weten."

Er is zo n tekort aan assistentes. Ja Ellemijn is niet zo goed, maar beter dan niks en ik geloof echt dat ze nog kan verbeteren. Ze toont genoeg inzet." Hij is er moedeloos van. Wat een hoofdpijndossier die praktijk. 

Ik ken Arnoud inmiddels begeleid ik hem al anderhalf jaar. Iedere 6 weken hebben we een sessie van 90 minuten en tussendoor hebben we af en toe contact. Ook praktisch, concreet:"Ruth, hoe zat dat nou met die klachtenfunctionaris?" "Zo en zo is dat in te richten". 

Zijn intenties zijn altijd goed en hij vindt het oprecht erg als er in een team gedoe is. Hij is het type regiomanager die echt hart voor de zaak heeft. Het goede ziet in mensen. Hij snapt het team maar snapt Ellemijn ook. Spagaat! 

We gaan eerst nog eens samen zijn kernkwaliteiten erbij pakken. Waarom is deze praktijk zo n drainage op zijn energie? Ik weet het al maar ik wil dat hij het zelf ontdekt en nodig Arnoud uit op onderzoek.

Arnoud en ik pakken een eerder gemaakt kernkwaliteiten overzicht erbij. En hij ziet weer dat zijn valkuil is "harmonie bewaren ten koste van.." in dit geval van praktijk belang. De praktijk heeft er namelijk geen voordeel bij als hij heel veel gesprekken gaat voeren. Luister naar de ene kan en dan de andere kant van het verhaal. Hij is er om een lijn te trekken. Niet om rechter te spelen

Arnoud moet aangeven hoe hij wil dat er omgegaan wordt met elkaar onderling en vragen wat een ieder daarvoor nodig heeft om tot dat gedrag te komen. Mensen zelf laten nadenken om geschillen glad te trekken. Uitnodigen zelf verantwoordelijkheid te dragen voor ruzie. Arnoud moet in de helicopterview. 

De praktijk heeft geen voordeel bij op alle slakken zout leggen

Zijn kwaliteit is "uitleggen en mensen mee krijgen" , het is dus nu belangrijk om zijn valkuil vanuit zijn kwaliteit te dichten en weer overkoepelend leiding te gaan nemen. Concreet spreken we af dat Arnoud een assistentenoverleg op korte termijn inplant. Hierin zal hij benoemen dat hij merkt dat er wrijvingen zijn. Hij zal het team vragen wat zij de oplossing ervoor zien. En zelf aangeven dat hij wil dat ze elkaar bemoedigen niet te roddelen.

Elkaar aanspreken op roddelgedrag en ook zelf assertiever zijn onderling. Ellemiek gaat hij apart spreken, hij spreekt zijn steun uit maar geeft ook aan dat het belangrijk is dat ze een opfriscursus gaat doen. Dat is voor haar ook fijner, dan hobbelt ze er niet meer zo achteraan. 

De zwakste schakel sterk maken, je team motiveren de zwakkere werknemer onder de vleugels te nemen ipv uit het nest te stoten, misschien is het een grote uitdaging. Maar daar begint visionair leidinggeven.

Arnoud kan dat. Ik ken hem. Hij voelde zich alleen zo leeggezogen door al "t gezeur" en moest even terug naar focus op zijn eigen leiderschapskwaliteiten. Ik reik hem nog een leiderschapsmodel aan dat we doornemen samen. Benieuwd welke? Zou je dit ook wel willen? Zo' n versterkende en ventilerende sessie? 

Executive coaching zou elke leidinggevende op een praktijk zichzelf moeten gunnen. Voor het geld hoe je het niet te laten. Klik op de button voor een gratis kennismakingsgesprek 

Liever ook gelijk beginnen met 10 executive coaching sessie? Een jaar mij als sparringpartner en coach? Reken af in de webshop en plan vandaag nog je eerste sessie in!